Hoe creëert u interactie op uw evenement?

“Ze zijn aan het juichen en schreeuwen. Ze roepen uw naam, want u hebt iedereen op het event geraakt. Steve Jobs is er niks bij”.

Dat is wat u voor uw zakelijke evenement wilt toch? Oké, we gaan misschien iets overboord. Bij Apple zijn ze wel heel goed in het geven van promotionele evenementen. Laten we ons richten op wat u echt wilt, want belangrijker is dat iedere deelnemer het een jaar later nog over uw event heeft. En dat zij het jaar daarna weer willen terug komen.

Wat u hiervoor nodig hebt is interactie met het publiek. Voor, tijdens en na het event. Er moet gepraat worden over wat er gaat komen, er moet actief meegedaan worden op het evenement en het moet zo interessant en leuk zijn geweest dat iedereen het er over heeft. Dan heeft u een succesvol event opgezet voor uw bedrijf.

Voor het evenement

De interactie met uw evenement begint ver van tevoren. Timing is everything en in event wereld betekent dat:

“Hoe sneller u begint met het promoten van jouw evenement, des te groter uw slaagkansen om het bij zoveel mogelijk gegadigden op hun radar te zetten.”

Daarom gaat u zo snel mogelijk beginnen met promoten. U kunt al beginnen voordat het programma voor 100% vastligt. Begin met wat u al weet en geef gaandeweg meer informatie. Een klein event vraagt minstens een actieperiode van 6-8 weken, een groot event makkelijk 6+ maand.

Begin daarom direct met het maken van een facebookpagina. Dit biedt namelijk een aantal unieke mogelijkheden. U kunt deze pagina gebruiken als centrale hub voor uw promotie op social media. Selecteer aantrekkelijk beeldmateriaal en vul de basisgegevens in. Naarmate het evenement een vastere vorm krijgt kunt u meer toevoegen. Zo heeft u direct weer content om te delen met uw doelgroep.

Verhoog de interactie tijdens uw evenement

Tijdens het event wilt u natuurlijk dat iedereen actief meedoet en dat ze echt wat leren. Dit begint al met een goede zaalopstelling, want uit onderzoek blijkt dat de opstelling effect heeft op de interactie tussen deelnemers. (Nicholas C. Romano en Jay F. Nunamaker Meeting Analysis: Findings from Research and Practice). Dus denk goed na waarom u dit evenement organiseert, wat u de deelnemers mee wilt geven en hoe u wilt dat de wisselwerking tussen de deelnemers gaat.

Wilt u connectie, ga dan voor kleine discussiegroepen en vraag ze in gesprek te gaan. Wilt u juist dat er samenwerking en informele conversaties op gang komen zorg dan voor een halve maan of cabaretopstelling.

Om de interactie tijdens uw event te verhogen organiseert u een aantal activiteiten. Of zoals onze onderburen zo leuk zeggen:

“Zorg voor 'goesting' door boeiende activiteiten”.

Activiteiten breken het ijs en zorgen ervoor dat iedereen zich op zijn gemak voelt. Je kunt bijvoorbeeld iets grappigs plannen om de creativiteit te bevorderen. Past dat niet bij uw event dan kunt u het ook doen door het publiek vanaf moment 1 te betrekken in het verhaal. Stel vragen en laat deelnemers nadenken over het onderwerp dat u bespreekt. Daarnaast kun jij als moderator optreden en deelnemers aansporen met elkaar te praten. Stel ze de vraag waarom ze zijn gekomen of welke meerwaarde zij zagen in het evenement. Op deze manier triggert u de intrinsieke motivatie om actief deel te nemen.

Vergeet echter in al je creativiteit om de interactie te bevorderen niet waarom mensen naar jouw evenement zijn gekomen.

“Zij zijn koning en zij komen met een reden naar uw evenement”.

Zorg dus dat de activiteit die u doet aansluit op wat er verwacht wordt. Laat in alles duidelijk terugkomen waarom u het doet en wat u iedereen wilt meegeven. Gebruik hier bijvoorbeeld de “Golden Circle” van Simon Sinek voor. Zo garandeert u dat de basis van het evenement goed staat. Want laten we wel eerlijk wezen; je kunt de beste opstelling en activiteiten plannen, maar puntje bij paaltje gaat het om de inhoud van uw evenement. Die moet boeien en de behoefte van de bezoeker invullen.

Het evenement is afgelopen en nu?

Het event wordt afgesloten en iedereen gaat borrelen. Moet u nu nog iets doen? Jazeker, bedenk van tevoren wat er met de input van de deelnemers gedaan wordt. Vertel dit ook zodat iedereen het gevoel heeft dat er echt naar hen geluisterd is. En, vergeet de eventpagina en social media niet. Hier kunt u vertellen hoe het event was, deelnemers bedanken en natuurlijk vertellen wanneer de volgende editie is.

Evenement organiseren? Het Collectief Ontmoet Woerden helpt u graag bij de organisatie en de keuze voor een passende locatie!