Hoe creëer je interactie op jouw evenement?

“Ze zijn aan het juichen en schreeuwen. Ze roepen jouw naam, want je hebt iedereen op het event geraakt. Steve Jobs is er niks bij”.

Dat is wat je voor jouw zakelijke evenement wilt toch? Oké, we gaan misschien iets overboord. Bij Apple zijn ze wel heel goed in het geven van promotionele evenementen. Laten we ons richten op wat je echt wilt, want belangrijker is dat iedere deelnemer het een jaar later nog over jouw event heeft. En dat zij het jaar daarna weer willen terug komen.

Wat je hiervoor nodig hebt is interactie met het publiek. Voor, tijdens en na het event. Er moet gepraat worden over wat er gaat komen, er moet actief meegedaan worden op het evenement en het moet zo interessant en leuk zijn geweest dat iedereen het er over heeft. Dan heb je een succesvol event opgezet voor jouw bedrijf.

Voor het evenement

De interactie met jouw evenement begint ver van tevoren. Timing is everything en in event wereld betekent dat:

“Hoe sneller je begint met het promoten van jouw evenement, des te groter jouw slaagkansen om het bij zoveel mogelijk gegadigden op hun radar te zetten.”

Daarom ga je zo snel mogelijk beginnen met promoten. Je kan al beginnen voordat het programma voor 100% vastligt. Begin met wat je al weet en geef gaandeweg meer informatie. Een klein event vraagt minstens een actieperiode van 6-8 weken, een groot event makkelijk 6+ maand.

Begin daarom direct met het maken van een facebookpagina. Dit biedt namelijk een aantal unieke mogelijkheden. Je kan deze pagina gebruiken als centrale hub voor jouw promotie op social media. Selecteer aantrekkelijk beeldmateriaal en vul de basisgegevens in. Naarmate het evenement een vastere vorm krijgt kan je meer toevoegen. Zo heb je direct weer content om te delen met jouw doelgroep.

Verhoog de interactie tijdens jouw evenement

Tijdens het event wil je natuurlijk dat iedereen actief meedoet en dat ze echt wat leren. Dit begint al met een goede zaalopstelling, want uit onderzoek blijkt dat de opstelling effect heeft op de interactie tussen deelnemers. (Nicholas C. Romano en Jay F. Nunamaker Meeting Analysis: Findings from Research and Practice). Dus denk goed na waarom je dit evenement organiseert, wat je de deelnemers mee wilt geven en hoe je wilt dat de wisselwerking tussen de deelnemers gaat.

Wil je connectie, ga dan voor kleine discussiegroepen en vraag ze in gesprek te gaan. Wil je juist dat er samenwerking en informele conversaties op gang komen zorg dan voor een halve maan of cabaretopstelling.

Om de interactie tijdens jouw event te verhogen organiseer je een aantal activiteiten. Of zoals onze onderburen zo leuk zeggen:

“Zorg voor 'goesting' door boeiende activiteiten”.

Activiteiten breken het ijs en zorgen ervoor dat iedereen zich op zijn gemak voelt. Je kan bijvoorbeeld iets grappigs plannen om de creativiteit te bevorderen. Past dat niet bij jouw event dan kan je het ook doen door het publiek vanaf moment 1 te betrekken in het verhaal. Stel vragen en laat deelnemers nadenken over het onderwerp dat je bespreekt. Daarnaast kun jij als moderator optreden en deelnemers aansporen met elkaar te praten. Stel ze de vraag waarom ze zijn gekomen of welke meerwaarde zij zagen in het evenement. Op deze manier trigger je de intrinsieke motivatie om actief deel te nemen.

Vergeet echter in al je creativiteit om de interactie te bevorderen niet waarom mensen naar jouw evenement zijn gekomen.

“Zij zijn koning en zij komen met een reden naar uw evenement”.

Zorg dus dat de activiteit die je doet aansluit op wat er verwacht wordt. Laat in alles duidelijk terugkomen waarom je het doet en wat je iedereen wilt meegeven. Gebruik hier bijvoorbeeld de “Golden Circle” van Simon Sinek voor. Zo garandeer je dat de basis van het evenement goed staat. Want laten we wel eerlijk wezen; je kunt de beste opstelling en activiteiten plannen, maar puntje bij paaltje gaat het om de inhoud van jouw evenement. Die moet boeien en de behoefte van de bezoeker invullen.

Het evenement is afgelopen en nu?

Het event wordt afgesloten en iedereen gaat borrelen. Moet je nu nog iets doen? Jazeker, bedenk van tevoren wat er met de input van de deelnemers gedaan wordt. Vertel dit ook zodat iedereen het gevoel heeft dat er echt naar hen geluisterd is. En, vergeet de eventpagina en social media niet. Hier kan je vertellen hoe het event was, deelnemers bedanken en natuurlijk vertellen wanneer de volgende editie is.

Evenement organiseren? Het Collectief Ontmoet Woerden helpt je graag bij de organisatie en de keuze voor een passende locatie!