Plan een succesvol personeelsfeest

Of het nu gaat om een jaarlijkse bijeenkomst, een feestje omdat de targets zijn gehaald of om het einde van het jaar eens even goed af te sluiten. Ieder bedrijf moet er aan geloven: het personeelsfeest!

Daar waar de kleine bedrijven lekker thuis de barbecue aansteken en elkaar beter leren kennen, hebben de iets grotere bedrijven een uitdaging. Het personeelsfeest kan, afhankelijk van het aantal werknemers, best gezien worden als een klein evenement. En daar gaat tijd inzitten. Het organiseren van een dergelijk feest gaat daarom niet zonder slag of stoot. Hier zijn wat handige tips en inzichten om goed van start te gaan!

1 Begin op tijd en maak een planning

Daar heb je hen weer met die eeuwige planning! Dat klopt, want een duidelijke planning schept duidelijkheid en structuur. Het zal je niet verbazen dat veel bedrijven het organiseren van een personeelsfeest 'wingen' oftewel even tussendoor organiseren. Op die manier gaat er veel tijd verloren. De planning voor de personeelsfeesten kan voor een halfjaar of zelfs een heel jaar. Zo kan men uitkijken naar het feest en het alvast in de agenda zetten!

2. Betrek collega's bij het organiseren

Niet enkel het management hoeft verantwoordelijk te zijn voor het organiseren van een personeelsfeest. Er is altijd wel iemand die mee wilt denken of zich er gewoon mee wilt bemoeien. Dat mag! Het laatste wat je wilt is vanuit je ivoren toren bepalen wie er wanneer moet komen opdraven voor een feestje. Nee, betrokkenheid en enthousiasme is waar je naar op zoek bent tijdens het traject. Kies daarom iemand die geïnteresseerd is, van aanpakken weet en iemand die bovendien goed ligt bij het gehele team. Zo ben je er bijna zeker van dat iedereen aanwezig is.

In een grotere organisatie (bijvoorbeeld een met meerdere vestigingen) spreek je helaas (en soms gelukkig) niet iedereen wekelijks. Hoe krijg je dan de boodschap bij de verschillende disciplines? Antwoord: gebruik het personeelsblad, de nieuwsbrief, doe er een mailtje uit of communiceer via de vestigingsleiders/managers of de PVT. Eigenlijk is ieder communicatiemiddel geschikt want het gaat immers om een feestje!

3. Wees eerlijk over de reden

Ook al is het bedrijf de afgelopen jaren niet toegekomen aan een feestje, geef dit eerlijk toe. Wees open en eerlijk over de reden van het feest. Vertel dat het bedrijf een goed jaar heeft gedraaid, dat je tevreden bent over de medewerkers in het algemeen of dat je dankbaar bent voor de inzet. Je hebt het immers samen bereikt! Organiseer daarom het feest voor alle werknemers. En dan bedoelen we ook echt iedereen: nodig de stagiaires uit, de oproepkrachten, de flexwerkers en alle andere gegadigden. Waardering voor het bedrijf raakt iedereen.

4. Denk goed na over de invulling

Nu we de planning, het organiseren en de redenering hebben besproken gaan we over tot het vergeet-dit-ook-niet rijtje. Kijk hier voor een aantal vragen die je jezelf moet stellen, voordat je gaat reserveren.

1. Past jouw idee/activiteit/feest bij alle medewerkers?
2. Gaan de partners ook mee?
3. Wordt het een actief programma, een uitje of enkel een feest?
4. Denk na over de dag, op welke dag kunnen de meeste mensen?
5. Ga je gebruik maken van een thema?
6. Is de locatie toegankelijk voor iedereen?
7. Verwacht je naast de opkomst nog iets anders van de aanwezigen?

5. Haal er voordeel uit

Een personeelsfeest is een ideaal moment om een korte mededeling te doen. Je hebt immers iedereen op dezelfde plek en een woordje van de directeur kan dan ook eigenlijk niet ontbreken. Het management heeft vast een aantal doelen gesteld die kort onder de aandacht gebracht kunnen worden. Stel jouw publiek op de hoogte van de laatste ontwikkelingen of inspireer. Het welbekende 'alle neuzen dezelfde kant op' klinkt misschien ouderwets, maar het werkt.

Vergeet ook niet de organisatie even hartelijk te bedanken met een bloemetje!

6. Een goede uitnodiging

Mailchimp, een e-mailtje of een bericht op het intranet lijken misschien genoeg, maar als je het aan de interne communicatieadviseur overlaat zal hij/zij je toch iets anders adviseren. Om iedereen enthousiast te maken en er uiteindelijk voor te zorgen dat ze komen is een goede manier van uitnodigen vereist. Maak gebruik van de volgende stappen!

1. Stuur zodra de datum vast staat een 'save the date' uitnodiging. Het enthousiasmeert en geeft de genodigden genoeg tijd om eromheen te plannen. Je kan dit goed via de e-mail doen!
2. Ongeveer vijf weken voor het feest zorg je voor de uitnodiging! Een goed opgemaakte en persoonlijke noot. Het beste is om deze persoonlijk te overhandigen, maar voor de grote organisaties is dit wellicht wat overdreven. Laat het de managers doen zodat het persoonlijke aspect niet wegvalt. Door dit vijf weken van tevoren te doen, blijft het feest top-of-mind. Laat iedereen zich aanmelden zodat je weet wie je kunt verwachten.
3. Stuur in de week voor het feest nog een reminder! Dit bericht kan dan weer goed via de e-mail.

Naast dit alles is het een goed idee om de feestlocatie in te lichten. Wat voor een type bedrijf zijn jullie, wat vindt men belangrijk en waarom komen jullie? Deze informatie is relevant voor de locatie om meerdere redenen. Voor grotere partijen zijn vaak op- en afbouwplannen nodig, wordt er tussendoor een keer van opstelling gewisseld of zijn er nog technische uitdagingen. Bovendien komen er tijdens dit soort gesprekken nog wel eens wat 'oh ja' momenten voor. Handig onderschept en geheel klaar voor het feest!

Dit zijn de pointers voor het organiseren van een goed personeelsfeest! Maak er handig gebruik van of laat weten hoe het anders kan. Of je nu organiseert voor een klein of een gigantisch bedrijf, een goede voorbereiding scheelt een hoop werk.