Het teamoverleg… Misschien herken je dit wel: zo’n overleg dat begint met de gebruikelijke koffie en altijd op een iets later tijdstip dan gepland. Mensen nemen de standaard posities in en de teamleider begint te praten. Iedereen reageert op zijn of haar gebruikelijke manier. Je hebt mensen die altijd even hun ei kwijt willen, collega’s die altijd te laat zijn of altijd eerder weg moeten en collega’s die tussendoor met hun Smartphone aan het spelen zijn of druk zijn met andere zaken. Herkenning? Zou je het anders willen? Gebruik deze tips!
-
Begin met het rondje klagen en roddelen
Voordat mensen rationeel en besluitvaardig kunnen zijn moeten de emoties uit het lijf zijn. Begin daarom met een rondje 'van je af kletsen'. Een beetje klagen, wat roddelen en meer van die dingen. Zet het gewoon op de agenda. Noem het ‘heet van de naald’ waarmee je alles bedoelt wat er speelt en wat je even van zich af wilt praten.
- Begin bij het einde
Begin het overleg met een goede samenvatting alsof je al hebt vergaderd. Het zet de boel op scherp en je weet hoe je wilt eindigen. Het wordt dan een soort van selffulfilling prophecy. Je kan dit ook per agendapunt doen door telkens één persoon (die iets met het agendapunt heeft) te vragen een samenvatting te geven van de discussie die nog moet worden gevoerd.
- Start op tijd, eindig op tijd
Beloon ‘op-tijd-komers’ en jezelf door op tijd te starten en te eindigen. Tijd en betrokkenheid is immers duurzaam, dus vermijdt het risico van de afglijdende schaal.
- Overleg staand (‘een lijf liegt niet’)
Aan lichamelijke beweging is heel snel te zien wat iemand van iets vindt. Dit is één van de verklaringen waarom bij staand overleg besluiten beter en sneller worden genomen en het overleg dus korter is.
- Voer een discussie met de ruggen tegen elkaar
Als je elkaar niet ziet, moet je met woorden heel goed je argumenten verhelderen.
- Agendapunten beginnen met 30 seconden stilte
Dit zorgt ervoor dat er ruimte ontstaat om een punt te overdenken. Bovendien gaan mensen zich dan vragen stellen, zogenaamd 'intern dialoog’. Het voorkomt bovendien dat de veelpraters onder ons de tijd vol gaan kletsen.
- Uitdagen
Laat deelnemers 10 minuten eerder komen en vraag ze op 2 verschillende flapovers te schrijven: 1) Wat kom ik hier halen én 2) Wat kom ik hier brengen. Uiteraard met de naam erbij. Een goede manier om verwachtingen te managen, maar ook om effectief vraag en aanbod aan elkaar te koppelen.
- Plan de vergadering een half uur voor de lunch of aan het einde van de werkdag
Vergaderingen die om 09.00 uur of om 13.00 uur beginnen lopen altijd uit. Waarom? Omdat de meeste mensen tijd hebben. Om 09.00 uur neemt iedereen eerst een kopje koffie, wordt er wat gebabbeld en langzamerhand gaat men over tot de agenda. Om 13.00 uur zit iedereen in de lunchdip. Als je om 11.30 uur een vergadering plant dan hebben mensen al wat honger en hebben ze de neiging om het tempo hoog te houden om op tijd klaar te zijn. Ditzelfde geldt voor een vergadering om 16.30 uur. Meestal loopt zo’n vergadering ook niet uit en komen mensen sneller to the point.
Beleef Woerden